วิธีเลือกซื้อโปรแกรมขายหน้าร้าน
1.ศึกษาหาข้อมูล จากแหล่งต่างๆก่อน ตัวอย่างเช่น
- จากเพื่อนหรือคนรู้จัก
- จากเว็ปไซด์ ต่างๆ
- ค้นหาจาก Google.com
แนะนำให้หาข้อมูลเองจาก Google อย่าเชื่อคนอื่นทั้งหมด เพราะโปรแกรมขายหน้าร้านถูกออกแบบมาไม่เหมือนกัน อาจจะใช้ได้ดีกับบางร้าน แต่อาจจะไม่เหมาะกับร้านของเรา เป็นต้น ฉนั้นเราต้องศึกษาเองว่า โปรแกรมของเจ้าไหนเหมาะสมกับเรามากที่สุด
ประเภทของโปรแกรมเก็บเงินหน้าร้าน
แบบที่ 1 เป็นโปรแกรมเก็บเงินหน้าร้านโดยเฉพาะ ( POS หรือ Point of sale )
โปรแกรมประเภทนี้จะถูกออกแบบและพัฒนาโปรแกรม มาเพื่องานขายหน้าร้านโดยเฉพาะ การทำงานจะง่ายและไม่ซับซ้อน มีความหยืดหยุ่นสูงกว่า วิธีสังเกตุของโปรแกรมประเภทนี้ หน้าตาโปรแกรมจะสบายตา ไม่เป็นตารางๆ ออกแบบหน้าตาโปรแกรมให้ใช้งานง่าย จะไม่มีคำว่า ลูกหนี้ เจ้าหนี้ หรือคำอื่นๆที่เป็นภาษาบัญชี จะมีไม่กี่บริษัทที่ทำโปรแกรมเก็บเงินหน้าร้านโดยเฉพาะ เหมาะสำหรับร้านค้าทั่วไป ที่เป็นเจ้าของคนเดียว หรือ เป็นนิติบุคคล ที่จ้างสำนักงานบัญชีทำบัญชีส่งให้สรรพากรอีกที
แบบที่ 2 เป็นโปรแกรมบัญชี ที่มีส่วนของหน้าร้าน ( Accounting Software)
โปรแกรมประเภทนี้ จะใช้การหลักทำงานของโปรแกรมบัญชีทั้งหมดมาใช้กับงานขายหน้าร้าน ซึ่งโปรแกรมเก็บเงินส่วนใหญ่ในตลาดเป็นแบบนี้ ทำให้มีความยุ่งยากในการใช้งานมาก ไม่คล่องตัว มีข้อจำกัดเยอะ มีขั้นตอนในการใช้งานมาก วิธีสังเกตุของโปรแกรมประเภทนี้ ดูได้จากคำว่า ลูกหนี้ , เจ้าหนี้ ,ใบเสนอราคา หรือ ระบบเช็คธนาคาร เป็นต้น เหมาะสำหรับร้านค้าที่เป็นรูปบริษัท และ ทำบัญชีส่งสรรพากรเอง ไม่เหมาะอย่างยิ่งกับบุคลธรรมดา หรือร้านค้าขนาดเล็ก เพราะโปรแกรมถูกออกแบบมาเพื่อ ให้มีการทำงานของหลายๆแผนก โดยเฉพาะแผนกบัญชี ที่ต้องนำข้อมูลทั้งหมดนี้ ไปทำงบการเงินส่งสรรพากรอีกทีดังนั้นโครงสร้างของโปรแกรม จึงไม่เหมือนกัน วิธีการคิดและวิธีออกแบบโปรแกรมก็ต่างกันมาก เพราะแต่ละโปรแกรมถูกพัฒนาขึ้นมา มีจุดประสงค์ไม่เหมือนกัน
สรุปว่า ถ้าเราเปิด ร้านค้าทั่วไป เป็นบุคคลธรรมดา แนะนำให้ใช้โปรแกรมเก็บเงินหน้าร้านโดยเฉพาะ ถ้าเปิดเป็นรูปบริษัทแต่จ้างสำนักงานบัญชีภายนอกทำงบส่งสรรพากร แนะนำให้ใช้โปรแกรมเก็บเงินหน้าร้านถ้าเปิดเป็นรูปบริษัท และ ทำบัญชีส่งสรรพากรเอง แนะนำให้ใช้โปรแกรมบัญชี ที่มีส่วนของหน้าร้าน จึงจะเหมาะสมกว่า
2.เปรียบเทียบข้อมูล เลือกที่ถูกใจที่สุด
เมื่อเราเริ่มมีความรู้ด้านนี้พอสมควร สามารถแยกออกแล้วระหว่างโปรแกรมหน้าร้าน กับ โปรแกรมบัญชี ว่าต่างกันอย่างไรเราต้องรู้รูปแบบของร้านเราว่าเปิดเป็นร้านค้าประเภทใด และ ดูความต้องการที่แท้จริง ว่าเราต้องการโปรแกรมประเภทไหนกันแน่ เมื่อได้ข้อมูลจนเป็นที่พอใจแล้วทำการคัดเลือกโปรแกรมที่ถูกใจและเหมาะกับเรามากที่สุด
3.โทรสอบถามเจ้าของผลิตภัณฑ์
เมื่อเราคัดเลือกได้แล้ว เราควรโทรเข้าไปสอบถามเพิ่มเติมในส่วนที่เราต้องการรู้ ถามให้ละเอียดก่อนตัดสินใจ ทุกโปรแกรมยินดีให้ข้อมูลเต็มที่อยู่แล้วครับ ดูเบอร์โทรตรง ติดต่อเรา หรือ Contact Us ก่อนโทรไปคุย ลองดูสักนิด ว่าโปรแกรมที่เราเลือกนั้นเป็นรูปบุคคลธรรมดา หรือ รูปบริษัทเพราะจะมีผลต่อการบริการหลังการขายในรูปบริษัทย่อมน่าเชื่อถือกว่าโปรแกรมเก็บเงินหน้าร้านมันไม่ใช้แค่ติดตั้งแล้วจบกันเหมือน เครื่องใช้ไฟฟ้า มันมีอะไรมากกว่านั้น ควรจะมีทีมสำหรับบริการโดยเฉพาะ ปัญหาที่พบบ่อย ส่วนใหญ่เป็นปัญหา ไวรัส , คอมพิวเตอร์ , Network และ ปัญหาจาก Windows ซึ่งบางที่ก็ไม่เกี่ยวกับโปรแกรมขายหน้าร้าน แต่เจ้าหน้าที่ก็ควรให้คำแนะนำได้ ว่าจะแก้ไขปัญหาอย่างไร หลายๆที่เมื่อเช็คอาการแล้วไม่เกี่ยวกับโปรแกรม อาจถูกปฎิเสธการให้บริการได้
ดังนั้นก่อนตัดสินใจ ควรโทรไปสอบถาม เช็คให้แน่ใจก่อนว่าเป็นบุคคลธรรมดาหรือ เป็นรูปบริษัท มีผลต่อการให้บริการภายหลังเพื่อความแน่ใจเราลองขอดูตัวอย่างการใช้งานของโปรแกรมมา ทดลองใช้หรือดูหน้าตาการทำงานต่างๆ ซึ่งมีหลายวิธีในการทดลองใช้งานของโปรแกรม
- ดาวน์โหลด จากอินเตอร์เน็ท ในเว็บไซด์ของโปรแกรมนั้นๆ ซึ่งส่วนใหญ่จะมีให้ดาวน์โหลดฟรี แต่อยากให้สังเกตุ เมื่อดาวน์โหลดมาแล้วส่วนใหญ่จะใช้งานไม่ได้จริง เพราะ เป็นแค่ไฟล์ธรรมดาไม่ใช้โปรแกรมฐานข้อมูล ทำให้เสียเวลาในการทำความเข้าใจและเสียเวลาในการป้อนข้อมูล และส่วนใหญ่จะใช้ฐานข้อมูลขนาดเล็ก เมื่อใช้ไปนานๆจะมีปัญหาเรื่องการเก็บข้อมูล และ ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ช้าลงอย่างมาก
- สาธิตโปรแกรมผ่านอินเตอร์เน็ท โดยเจ้าของโปรแกรม จะให้เรารีโมท เข้าไปที่เครื่องโดยผ่านโปรแกรม Teamviwer ซึ่งสามารถโหลดได้ฟรีจาก Googel หลังจากนั้นเจ้าหน้าที่ก็จะทำการอธิบายการทำงานต่างๆของโปรแกรมให้เราทราบ ผ่านทางโทรศัพท์ โดยจะเห็นหน้าจอเดียวกันกับเจ้าของโปรแกรมเลย ทำให้เข้าใจได้ง่ายและไม่เสียเวลาเรียนรู้
- เรียกเจ้าหน้าที่เข้ามาสาธิตโปรแกรมให้เราดูที่ร้านเลย ซึ่งบางโปรแกรมจะมีบริการให้ฟรี บางโปรแกรมก็อาจเก็บค่าใช้จ่าย แบบนี้จะได้รายละเอียดครบกว่า เพราะสามารถสอบถามปัญหาต่างๆที่เราอยากรู้ได้เลยว่าโปรแกรมตรงกับความต้องการของเราหรือไม่
4.ขอใบเสนอราคา
เมื่อศึกษาและดูการทำงานของโปรแกรมจนแน่ใจแล้ว ก็ขอใบเสนอราคาจากแต่ละโปรแกรม เราต้องดูว่าโปรแกรมที่เสนอมารวมภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือ ยังไม่รวมให้ดูข้อเสนอต่างๆ เช่น มีบริการสอนถึงที่ไหม สอนใช้เวลานานแค่ไหนโปรแกรมหลายที่บอกว่าใช้งานง่ายให้ดูตรงระยะเวลาการสอน ว่าสอนใช้เวลากี่ชั่วโมงหรือ กี่วัน ถ้าเป็นโปรแกรมที่ใช้งานง่ายจริง ก็ไม่หน้าเกิน 3 ชั่วโมง ก็จะเข้าใจโปรแกรมทั้งหมดแล้วที่สำคัญที่ควรดูเราควรดูว่ามีค่าบริการรายปีหรือไม่ถ้ามีคิดเท่าไรต่อปี แล้วคิดย้อนหลังหรือเปล่าเช่น บางโปรแกรมคิดค่าบริการปีละ 2,000 บาท ปีที่ 2-4 ผ่านไปไม่มีอะไร แต่เข้าปีที่ 5 เกิดปัญหา เค้าจะคิดย้อนหลังของปีที่ 2 ถึงปีที่ 5 ด้วย รวมเป็น 8,000 บาท อันนี้ต้องระวัง เราต้องถามให้หมด หลายคนโดนแบบนี้ถึงกับเลิกใช้โปรแกรมไปเลยก็มี
5.เปรียบเทียบราคา
เมื่อได้ใบเสนอราคามาหมดแล้วทำการเปรียบเทียบราคา และ เลือกโปรแกรมที่ถูกใจ และเหมาะสมกับร้านเรามากที่สุดอย่าดูเพียงแค่ราคาอย่างเดียวให้ดูบริการหลังการขายการรับประกันค่าใช้จ่ายต่างๆที่จะเกิดขึ้นหลังจากติดตั้งโปรแกรมด้วยและที่สำคัญต้องดูว่าเป็นบุคคลธรรมดา หรือ เป็นรูปบริษัท ถ้าเป็นโปรแกรมราคาถูก จะใช้ฐานข้อมูลจะขนาดเล็ก เก็บข้อมูลได้น้อยส่วนใหญ่จะเป็นในรูปของบุคคลธรรมดา โปรแกรมประเภทนี้จะมีปัญหาเรื่องบริการหลังการขาย และประสิทธิภาพของโปรแกรมยังไม่เสถียร ยังมีปัญหาในการใช้งานค่อนข้างมากเหมาะสำหรับร้านค้าขนาดย่อย หรือ ร้านค้าที่รู้เท่าไม่ถึงการณ์ลองซื้อมาใช้ เสียเวลาป้อนข้อมูลทุกอย่างแต่ถึงเวลาโปรแกรมไม่สามารถใช้งานได้จริง ต้องเสียเวลาเรียนรู้และป้อนข้อมูลและต้องเสียเงินสองรอบเพื่อหาซื้อโปรแกรมใหม่ แล้วก็ไม่รู้ว่าโปรแกรมที่ซื้อมาใหม่จะเหมือนเดิมหรือเปล่า ดังนั้นเราต้องศึกษาจากข้อมูลเบื้องต้นที่ให้ไว้ด้านบน
6.ตัดสินใจซื้อ
เมื่อไตร่ตรองถี่ถ้วนแล้วว่าโปรแกรมเก็บเงินหน้าร้าน ที่เหมาะกับร้านของเรา เป็นของเจ้าไหนก็ตัดสินใจซื้อได้เลยแต่ก็ต้องดูการชำระเงินด้วยบางรายจะให้โอนก่อน 100% หรือ บางรายก็จะเก็บเงินค่ามัดจำบางส่วน และ เก็บที่เหลือทั้งหมดเมื่อวันติดตั้ง
7.โทรนัดวันเวลาติดตั้ง
เมื่อตัดสินใจเลือกซื้อแล้ว ก็ถึงเวลาโทรนัดวันเวลาติดตั้ง เราควรพร้อมทั้งสถานที่ และ คนที่จะเรียนรู้
- ความพร้อมด้านสถานที่ควรมีปลั๊กไฟให้เรียบร้อย มีโต๊ะทำงานหรือเคาเตอร์ที่สามารถเรียนรู้โปรแกรมได้อย่างสะดวก สถานที่ต้องเอื้อประโยชน์ในการเรียนรู้โปรแกรม บางที่สียังแห้งไฟยังไม่มา และปัญหาอื่นๆ ควรให้สถานที่พร้อมก่อนแล้วค่อยนัดติดตั้งโปรแกรม
- ความพร้อมของคนเรียนคนที่เรียนต้องมีสมาธิในการเรียน เพราะเป็นสิ่งใหม่ที่เรายังไม่เคยใช้มาก่อน จำเป็นต้องเริ่มต้นเรียนรู้ใหม่ อย่าเพิ่งเอาเวลาไปจัดสินค้า หรือ เอาเวลาไปขายของ เพราะเจ้าหน้าที่เค้าจะเข้าไปสอนถึงสถานที่เพียงครั้งเดียว ครั้งต่อไปจะสอนทางโทรศัพท์แทน ดังนั้นเราต้องให้ความสำคัญต้องการเรียนรู้โปรแกรมให้มาก เมื่อเราเข้าใจโปรแกรมแล้วปัญหาต่างๆจะหมดไป
สำหรับคนที่เพิ่งเปิดร้านใหม่
แนะนำให้ซื้อโปรแกรมเก็บเงิน ก่อนเปิดร้าน ล่วงหน้า 1-2 อาทิตย์ หรือ ก่อนที่สินค้าจะมาส่ง เพราะเมื่อสินค้ามาส่งเราก็จะยุ่งการจัดสินค้า ทำให้ไม่มีสมาธิในการเรียนรู้ เราควรซื้อโปรแกรมก่อน เพราะจะทำให้รู้ว่าเราควรจะเริ่มทำอะไรตรงไหน เราต้องคีย์ข้อมูลสินค้าต่างๆ พร้อมทั้งสต็อก เข้าไปทั้งหมดก่อนการขายจริง ข้อมูลถึงจะถูกต้อง สต็อกถึงจะตรงตั้งแต่แรกหลายคนคิดว่าซื้อโปรแกรมแล้ววันรุ่งขึ้นแล้วขายได้เลย มันก็อาจจะทำได้ ถ้าสินค้าเราไม่มาก และ คนป้อนข้อมูลพิมพ์ได้เร็ว ส่วนใหญ่จะทำไม่ทัน แล้วขายไปก่อน สต็อกก็จะไม่ถูกตั้งแต่เปิดร้าน แล้วก็มานั่งนับสต็อกกันใหม่ กว่าจะตรงจะใช้เวลานาน ทำให้มันถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรกจะดีกว่าบางรายคิดว่าซื้อโปรแกรมมาแล้วเจ้าหน้าที่จะป้อนข้อมูลให้หมด เราไม่ต้องทำอะไรเลย เป็นความคิดที่ผิดนะครับ เจ้าหน้าที่จะสอนการป้อนข้อมูลต่างๆให้เราเป็นคนป้อนข้อมูลเอง เพราะเราจะรู้จักสินค้าทั้งหมดดีที่สุด คนอื่นจะไม่รู้ดีเท่าเรา บางโปรแกรมรับป้อนข้อมูลให้ลูกค้าทั้งหมด พอถึงเวลาที่เราที่เราจะเพิ่มข้อมูลสินค้าหรือข้อมูลบางอย่าง เค้าจะคิดค่าใช้จ่ายเราตลอด จนกว่าเราจะเลิกใช้โปรแกรมนะครับ ดังนั้นแนะนำว่าเราควรศึกษาการใช้งานของโปรแกรมและป้อนข้อมูลเองทั้งหมดจะดีที่สุด
สำหรับคนที่เปิดร้านแล้ว
สามารถซื้อโปรแกรมเก็บเงินมาใช้ได้เลย โดยแบ่งกลุ่มออกเป็นหมวดหมู่ต่างๆไว้ล่วงหน้าก่อน ส่วนสต็อกถ้ามีเวลา ก็นับสต็อกล่วงหน้าไว้ก่อนจะช่วยประหยัดเวลาได้เยอะ แล้วทำตามขั้นตอนต่างๆของโปรแกรมได้เลยบางโปรแกรมสามารถนำข้อมูลจากโปรแกรมเก่ามาใช้ได้ โดยนำข้อมูลที่เป็น Excel มาใส่ในโปรแกรมใหม่ได้เลย ทำให้เราไม่ต้องคีย์ข้อมูลใหม่ทั้งหมด ที่เหลือก็ใส่แค่สต็อกและข้อมูลบางอย่างเท่านั้น ช่วยประหยัดเวลาไปได้เยอะ บางคนไม่อยากเปลี่ยนโปรแกรมทั้งๆที่ใช้มามีปัญหามากมาย เพราะไม่อยากคีย์ข้อมูลใหม่ ตอนนี้ลองมองหาโปรแกรมใหม่ได้แล้วนะครับ
8.ชำระเงิน
การชำระเงินก็สำคัญบางรายก็มีเก็บค่ามัดจำบางส่วน บางรายก็ชำระเต็มจำนวนในวันติดตั้ง ถ้าลูกค้าลูกในกรุงเทพและปริมณฑลไม่ค่อยมีปัญหาอะไรที่จะมีปัญหาคือลูกค้าที่อยู่ต่างจังหวัด ต้องดูและศึกษาให้แน่ใจก่อนตัดสินใจโอนเงินถ้าเป็นบุคคลธรรมดาต้องระมัดระวังมากหน่อย เพราะมีความเสี่ยงสูงกว่าซื้อกับบริษัท มีโอกาสที่โอนไปแล้วจะไม่ได้ของนะครับ แนะนำว่าควรซื้อโปรแกรมกับบริษัท จะปลอดภัยกว่าเวลาโอนให้ดูชื่อบัญชี ว่าเป็นชื่อบุคลธรรมดา หรือ ชื่อบริษัท บางโปรแกรมเปิดเป็นรูปบริษัท แต่เวลาให้ลูกค้าโอนเงิน กลับเป็นชื่อบุคคลธรรมดา แบบนี้ก็ต้องระวังนะครับ
9.บริการหลังการขาย
เป็นหัวใจสำคัญที่สุด ที่เราจะต้องพิจารณามากกว่าราคา บางโปรแกรมราคาถูก แต่บริการหลังการขายไม่ดี แบบนี้ย่อมซื้อโปรแกรมแพงหน่อยจะดีกว่าเพราะ โปรแกรมเก็บเงินหน้าร้านไม่เหมือนกับสินค้าอื่นๆ ที่ขายแล้วจบกันจำเป็นต้องมีบริการหลังการขายอีกมากและเป็นอะไรที่ต้องการความรวดเร็วในการแก้ปัญหา
